Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE Missukan Lemmikkihoitola Päivitetty 6.10.2026 Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Missukan Lemmikkihoitola käsittelee asiakkaiden ja muiden henkilöiden henkilötietoja. Seloste koskee Missukan Lemmikkihoitolan verkkosivuja, Novi-ajanvaraus- ja asiakashallintajärjestelmää, lemmikkihoitolan verkkoajanvarausta, asiakas- ja lemmikkitietoja, maksuja, laskutusta, lahjakortteja sekä Missukan yhteydessä toimivan Sydänpolun palveluajanvarauksia ja tapahtuma- tai kurssi-ilmoittautumisia siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään saman rekisterinpitäjän toiminnassa. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679, GDPR), Suomen tietosuojalakia (1050/2018) sekä muuta sovellettavaa lainsäädäntöä. 1. Rekisterinpitäjä Missukan Lemmikkihoitola Y-tunnus 2915153-1 Niinikkosaarentie 97 83100 Liperi Puhelin: +358 40 537 1603 Sähköposti: missukanlemmikkihoitola@gmail.com 2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa Minna Kummunmäki Puhelin: +358 40 537 1603 Sähköposti: missukanlemmikkihoitola@gmail.com Henkilötietojen tarkastamista, korjaamista, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja muita tietosuojaan liittyviä pyyntöjä voi toimittaa yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen. 3. Mitä palveluita ja henkilötietojen käsittelyä tämä seloste koskee Henkilötietoja voidaan käsitellä muun muassa: Missukan Lemmikkihoitolan verkkosivujen käytön yhteydessä, lemmikin hoitopaikan varaamisessa, jonotuslistalle siirtymisessä, asiakkaan tunnistamisessa aikaisemman asiakkuuden perusteella, lemmikkikortin täyttämisessä, hoitosopimuksen yhteydessä, palvelujen ja lisäpalvelujen järjestämisessä, Sydänpolun palveluajanvarauksissa, tapahtuma- ja kurssi-ilmoittautumisissa, maksujen ja varausmaksujen käsittelyssä, lahjakorttien ostamisessa ja käyttämisessä, hyvitysten käsittelyssä, kuittien ja laskujen muodostamisessa sekä asiakkaalle lähetettävissä varaus-, maksu- ja muissa palveluviesteissä. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti asiakkaan pyytämän palvelun tarjoamiseksi ja asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen toteuttamiseksi. Tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi: • ajanvarauksen tai ilmoittautumisen vastaanottamiseen ja hallintaan • asiakkaan tunnistamiseen • asiakkaan aikaisempien tietojen löytämiseen uuden varauksen yhteydessä • lemmikin turvallisen ja yksilöllisen hoidon järjestämiseen • hoitosopimuksen toteuttamiseen • asiakkaaseen tai tämän ilmoittamaan varahenkilöön yhteyden ottamiseen • palvelujen ja lisäpalvelujen järjestämiseen • vapaan kapasiteetin ja varattavien aikojen hallintaan • jonotuslistan ylläpitämiseen ja vapautuvan hoitopaikan tarjoamiseen jonotuslistalle liittyneelle asiakkaalle • maksujen ja varausmaksujen käsittelyyn • lahjakorttien ostamiseen, toimittamiseen ja käyttämiseen • hyvitysten ja hyvityssaldojen käsittelyyn • laskujen, kuittien ja kirjanpitoaineiston muodostamiseen • varausvahvistusten, maksulinkkien, maksumuistutusten ja muiden palveluviestien lähettämiseen • asiakaspalveluun ja reklamaatioiden käsittelyyn • järjestelmän toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen • väärinkäytösten ja virhetilanteiden ehkäisemiseen ja selvittämiseen • mahdollisten oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen. 5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen seuraaviin oikeusperusteisiin. Sopimus ja sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet – GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta Tätä perustetta käytetään esimerkiksi ajanvarauksiin, hoitopalveluihin, palveluajanvarauksiin, tapahtuma- ja kurssi-ilmoittautumisiin, asiakkaan kanssa sovittuun yhteydenpitoon sekä maksun ja lahjakorttitilauksen toteuttamiseen. Jonotuslistan tietoja käsitellään asiakkaan pyynnöstä sopimuksen tekemistä edeltävinä toimenpiteinä, jotta asiakkaalle voidaan tarjota vapautuvaa hoitopaikkaa hänen toivomalleen ajalle. Lakisääteinen velvoite – GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta Tätä perustetta käytetään erityisesti kirjanpitoon, laskuihin, kuitteihin ja muihin sellaisiin tietoihin, joiden säilyttämisestä tai käsittelystä säädetään laissa. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu – GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta Oikeutettua etua voidaan käyttää esimerkiksi järjestelmän tietoturvan varmistamiseen, väärinkäytösten ehkäisemiseen, teknisten virheiden selvittämiseen sekä mahdollisten reklamaatioiden ja oikeusvaateiden käsittelyyn. Suostumus – GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta Suostumusta käytetään silloin, kun käsittely ei ole tarpeen varsinaisen palvelun toteuttamiseksi tai lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi vapaaehtoinen sähköinen suoramarkkinointi sekä lemmikistä otettujen kuvien käyttäminen markkinoinnissa. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Tietosuojaselosteeseen tutustuminen ei itsessään ole henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. 6. Onko tietojen antaminen pakollista Palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömien tietojen antaminen on edellytys varauksen, ilmoittautumisen, maksun tai muun asiakkaan pyytämän palvelun toteuttamiselle. Esimerkiksi lemmikkihoidon varaamista varten tarvitaan vähintään asiakkaan yhteystiedot sekä palvelun toteuttamiseksi tarvittavat tiedot lemmikistä. Jos asiakas ei anna palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tietoja, varausta tai palvelua ei välttämättä voida toteuttaa. Vapaaehtoisen markkinointiluvan tai valokuvien markkinointikäyttöön liittyvän suostumuksen antaminen ei ole palvelun saamisen edellytys. 7. Asiakkaasta käsiteltävät tiedot Asiakkaasta voidaan käsitellä esimerkiksi: • nimi • sähköpostiosoite • puhelinnumero • osoite • asiakasnumero tai muu järjestelmän sisäinen tunniste • asiakkaan antamat muistiinpanot • mahdollinen markkinointilupa • aikaisemmat ja tulevat varaukset • asiakkaan ostamat palvelut • yhteydenpitoon liittyvät tiedot • reklamaatioihin ja hyvityksiin liittyvät tiedot. 8. Lemmikistä käsiteltävät tiedot Lemmikkihoitolan palveluissa lemmikistä voidaan käsitellä muun muassa: • nimi • eläinlaji • rotu • syntymäaika • sukupuoli • paino • mikrosirunumero tai muu tunniste • allergiat • lääkitykset • ruokintaohjeet • käyttäytymiseen liittyvät tiedot ja erityispiirteet • eläinlääkärin nimi ja yhteystiedot • hätätilanneohjeet • muut yleiset hoito-ohjeet • yksittäiseen varaukseen tai hoitojaksoon liittyvät ohjeet ja muistiinpanot. Nämä tiedot vastaavat Missukan nykyisen julkisen lemmikkihoitovarauksen tietokenttiä. Lemmikin terveydentilaa koskevat tiedot eivät itsessään ole GDPR:n tarkoittamia luonnollisen henkilön terveystietoja. Jos asiakas kuitenkin kirjoittaa vapaisiin tekstikenttiin myös ihmistä koskevia henkilötietoja, tällaiset tiedot voivat kuulua tietosuojasääntelyn piiriin. Asiakasta pyydetään olemaan kirjoittamatta vapaisiin tekstikenttiin muita henkilöitä koskevia tarpeettomia tai arkaluonteisia tietoja. 9. Varauksiin ja palveluihin liittyvät tiedot Varauksesta voidaan käsitellä muun muassa: • varauksen ajankohta • lemmikin saapumis- ja noutoaika • palvelun tai hoitomuodon nimi • varaukseen kuuluvat lemmikit • varattu kapasiteetti tai majoituspaikka • lisäpalvelut • hinnat ja hinnan muodostuminen • alennukset • pyhä- ja sesonkilisät • varausmaksu • maksun tila • maksun määräaika • käytetty lahjakortti tai hyvityssaldo • varauksen tila • mahdollinen peruutus ja sen käsittely • varaukseen liittyvät muistiinpanot. Järjestelmään tallentuu näitä varten muun muassa varauksen kokonaishinta, varausmaksu, maksupäivä, maksun määräaika, lahjakorttiosuus, alennukset ja sesonkilisät. •Jos asiakas liittyy jonotuslistalle, hänestä voidaan käsitellä nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite (jos asiakas antaa sen), toivottu hoitoajankohta, lemmikkien nimet ja lajit, majoitus ja hoitomuoto sekä asiakkaan antamat lisätiedot. Lisäksi järjestelmään tallentuu jonotuksen tila ja asiakkaalle tehdyt paikkatarjoukset. 10. Sydänpolun palvelu- ja tapahtumatiedot Jos asiakas varaa Sydänpolun ajanvarauksella tarjottavan palvelun, voidaan käsitellä esimerkiksi asiakkaan nimeä, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa sekä palvelun nimeä, ajankohtaa, hintaa, maksutilaa, maksutapaa, lahjakorttia ja hyvityksiä. Jos asiakas ilmoittautuu tapahtumaan tai kurssille, voidaan käsitellä vastaavia osallistuja-, ilmoittautumis-, tapahtuma-, maksu- ja laskutustietoja. Sydänpolun julkinen palveluajanvaraus käyttää nimeä, sähköpostia ja puhelinnumeroa ja järjestelmä käsittelee myös palvelu- ja kurssivarauksiin liittyviä maksu- ja laskutustietoja. 11. Hoitosopimus Missukan julkisessa lemmikkihoitovarauksessa asiakkaan tulee hyväksyä hoitosopimuksen ehdot ennen varauksen tekemistä silloin, kun hoitosopimus on järjestelmässä käytössä. Hoitosopimus ja tietosuojaseloste ovat eri asioita. Hoitosopimuksen hyväksyminen perustuu asiakkaan ja hoitolan välisen palvelusopimuksen tekemiseen. Tietosuojaseloste puolestaan kertoo henkilötietojen käsittelystä. 12. Maksu-, laskutus- ja kuittitiedot Järjestelmässä voidaan käsitellä esimerkiksi: • palvelun tai varauksen hinta • varausmaksu • maksupäivä • maksutapa • maksun tila • lasku- ja kuittinumerot • laskun tai kuitin sisältö • arvonlisäverotiedot • alennukset • palautukset • hyvitykset • lahjakortilla maksettu osuus • asiakkaan hyvityssaldo. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteita, liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa ja muuta vastaavaa kirjanpitoaineistoa on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tilinpäätös, kirjanpidot ja eräät muut kirjanpitoaineistot on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. 13. Verkkomaksaminen ja Verkkomaksuissa käytetään Stripe-maksupalvelua. Missukan järjestelmä välittää Stripe Checkout -maksua varten esimerkiksi asiakkaan nimen, sähköpostiosoitteen, maksettavan summan, maksun kuvauksen sekä maksutapahtuman yksilöimiseksi tarvittavan teknisen tunnisteen. Lemmikkihoitolan varausmaksussa järjestelmä välittää Stripelle asiakkaan nimen, sähköpostin, varausmaksun määrän ja varauksen tunnisteen. Maksukortin koko korttinumeroa tai kortin turvakoodia ei tallenneta Novi-järjestelmään, vaan korttimaksun varsinainen käsittely tapahtuu Stripen palvelussa. Stripe käsittelee henkilötietoja oman tietosuojakäytäntönsä ja sovellettavien sopimusten mukaisesti. Stripe voi käsitellä henkilötietoja myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Stripe ilmoittaa käyttävänsä kansainvälisissä tiedonsiirroissa muun muassa EU–USA Data Privacy Framework - järjestelyä ja tarvittaessa EU:nvakiosopimuslausekkeita. 14. Lahjakortit Lahjakortin ostamisen ja käyttämisen yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi: • ostajan nimi • ostajan sähköpostiosoite • lahjakortin arvo • lahjakortin tunniste tai koodi • voimassaoloaika • jäljellä oleva saldo • lahjakortin käyttöön liittyvät tapahtumat • lahjakortin vastaanottajan nimi • vastaanottajan sähköpostiosoite • ostajan kirjoittama lahjakorttiviesti. Järjestelmä voi lähettää lahjakortin suoraan vastaanottajan sähköpostiin ja erillisen tilausvahvistuksen lahjakortin ostajalle. 15. Tiedot, jotka saadaan muulta henkilöltä kuin rekisteröidyltä itseltään Kaikkia henkilötietoja ei välttämättä saada suoraan siltä henkilöltä, jota tiedot koskevat. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi silloin, kun asiakas antaa varahenkilön yhteystiedot tai lahjakortin ostaja ilmoittaa lahjakortin vastaanottajan nimen ja sähköpostiosoitteen. Tietojen lähde on tällöin tiedot antanut asiakas tai lahjakortin ostaja. Jos Missukan Lemmikkihoitola käyttää näin saatuja henkilötietoja yhteydenottoon, henkilölle annetaan tämän tietosuojaselosteen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä tai muuten GDPR 14 artiklassa säädetyssä ajassa. GDPR edellyttää tällaista informointia lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa tai, jos tietoja käytetään yhteydenottoon, viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä. 16. Mistä henkilötiedot saadaan Henkilötiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään. Tietoja voidaan saada esimerkiksi: • verkkoajanvarauksesta • jonotuslistan lomakkeelta • lemmikkikortista • palveluajanvarauksesta • tapahtuma- tai kurssi-ilmoittautumisesta • lahjakortin ostolomakkeelta • sähköpostitse • puhelimitse • hoitolassa asioitaessa • asiakkaan kanssa käydyistä keskusteluista • asiakkaan aikaisemmista Missukassa olevista tiedoista silloin, kun asiakas asioi uudelleen • maksupalveluntarjoajalta maksun onnistumista, epäonnistumista, peruuntumista tai palauttamista koskevana tietona • toiselta henkilöltä, esimerkiksi lahjakortin ostajalta tai asiakkaalta, joka ilmoittaa varahenkilön tiedot. 17. Aikaisemman asiakkaan tunnistaminen Missukan verkkoajanvaraus voi tunnistaa aikaisemman asiakkaan tämän sähköpostiosoitteen perusteella. Asiakkaalle voidaan tällöin lähettää määräajan voimassa oleva turvallinen jatkolinkki, jonka avulla hänen aikaisemmat tietonsa voidaan tuoda tarkistettavaksi uuteen varaukseen. Missukan nykyisessä asiakasviestissä tällainen jatkolinkki on voimassa 30 minuuttia. 18. Automaattiset järjestelmätoiminnot Novi-järjestelmä käyttää sääntöpohjaisia automaattisia toimintoja varauksen ja palvelun toteuttamiseksi. Järjestelmä voi esimerkiksi: • tarkistaa vapaan kapasiteetin • pitää asiakkaan valitsemaa hoitopaikkaa tai aikaa väliaikaisesti varattuna • estää päällekkäisiä varauksia • laskea palvelun hinnan • huomioida mahdolliset sesonki- ja pyhälisät • käsitellä lahjakortin tai hyvityssaldon käyttöä • seurata maksun määräaikaa • lähettää automaattisia varaus-, maksu- ja muistutusviestejä • perua maksamatta jääneen varauksen tai ilmoittautumisen määräajan päätyttyä ja vapauttaa paikan uudelleen varattavaksi, • sulkea jonotuslistan paikkatarjouksen, johon ei ole vastattu määräajassa •poistaa jonotuslistan tiedot säilytysajan päätyttyä. Missukan asiakasviesteihin kuuluu esimerkiksi varausvahvistus, maksulinkki, lemmikkikortin täyttölinkki, maksumuistutus ja maksamattoman varauksen peruuntumisviesti. Näitä automaatioita ei käytetä asiakkaan henkilökohtaisten ominaisuuksien profilointiin tai markkinointiprofiilien muodostamiseen. Jos asiakas katsoo automaattisen toiminnon tapahtuneen virheellisesti, hän voi olla yhteydessä Missukan Lemmikkihoitolaan asian tarkistamiseksi. 19. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat Henkilötietoja käsittelevät Missukan Lemmikkihoitolassa vain henkilöt, joille tietojen käsittely on työtehtävien vuoksi tarpeellista. Henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä tai luovuttaa palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisille palveluntarjoajille, kuten: • Novi-järjestelmän tekniselle ylläpidolle • verkkopalvelimen, webhotellin ja tietokannan palveluntarjoajalle • sähköpostien välittämiseen käytettävälle palveluntarjoajalle • Stripe-maksupalvelulle • kirjanpitäjälle tai taloushallinnon palveluntarjoajalle • muulle tekniselle palveluntarjoajalle vain siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen edellyttää. Tietoja ei myydä ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää tai sallii. Kun ulkopuolinen palveluntarjoaja toimii Missukan Lemmikkihoitolan puolesta henkilötietojen käsittelijänä, henkilötietojen käsittely järjestetään GDPR:n henkilötietojen käsittelijää koskevien vaatimusten mukaisesti. Sähköpostiviestien välitys – Brevo (suunniteltu käyttöönotto) Järjestelmän varausvahvistusten, maksulinkkien, kuittien, muistutusten, lahjakorttien ja muiden palveluviestien lähettämiseen on suunniteltu Brevo-sähköpostipalvelun käyttöönottoa. Brevo ei vielä välitä järjestelmän viestejä. Käyttöönoton jälkeen Brevo käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun sähköpostiviestien välittämistä varten. Brevon kautta voidaan käsitellä vastaanottajan sähköpostiosoitetta ja nimeä sekä lähetettävän viestin sisältöä ja liitteitä. Näihin voi sisältyä palvelun toteuttamiseksi tarpeellisia varaus-, palvelu-, maksu- ja lahjakorttitietoja. Lisäksi käsitellään lähetys- ja toimitustietoja, kuten lähetysaikaa, viestin tunnistetta, toimituksen onnistumista ja mahdollisia virheilmoituksia. Käsittelyn tarkoituksena on toimittaa asiakkaalle palveluun liittyvät viestit sekä seurata niiden toimitusta ja selvittää lähetysvirheitä. Palveluviestin vastaanottaminen ei merkitse suostumusta sähköiseen suoramarkkinointiin. Brevon käyttö perustuu henkilötietojen käsittelyä koskevaan sopimukseen (DPA). Brevo ilmoittaa säilyttävänsä palvelunsa tietokannat EU-alueella. Mahdolliset EU- tai ETA-alueen ulkopuoliset tiedonsiirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämillä suojatoimilla. Viestisisältöjen ja toimituslokien säilytysasetukset määritetään Brevon käyttöönoton yhteydessä käsittelyn tarkoituksen edellyttämäksi ajaksi. Tämä maininta kuvaa suunniteltua käyttöönottoa; seloste päivitetään vastaamaan todellista käsittelyä, kun Brevo otetaan käyttöön. 20. Henkilötietojen siirtäminen EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle Missukan Lemmikkihoitola ei siirrä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista perustetta. Käytetyt kansainväliset palveluntarjoajat voivat kuitenkin käsitellä tietoja myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällainen palveluntarjoaja on esimerkiksi Stripe. Tietojen siirrossa käytetään soveltuvaa tietosuojan siirtomekanismia, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, EU–USA Data Privacy Framework -järjestelyä tai Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. 21. Google Maps ja muut ulkopuoliset palvelut Missukan verkkosivuilla ja asiakkaalle lähetettävissä viesteissä voidaan tarjota linkki Google Maps -karttapalveluun. Nykyisissä Missukan asiakasviesteissä on esimerkiksi Avaa kartta Google Mapsissa - linkki. Kun käyttäjä itse avaa Google Maps -linkin, hän siirtyy Googlen palveluun. Google voi tällöin käsitellä esimerkiksi käyttäjän IP-osoitetta, selaimen ja laitteen teknisiä tietoja sekä muita Googlen oman tietosuojakäytännön mukaisia tietoja. Google ilmoittaa käyttävänsä kansainvälisissä tiedonsiirroissa muun muassa riittävyyspäätöksiä, EU–USA Data Privacy Framework -järjestelyä ja tarvittaessa vakiosopimuslausekkeita. Sivustolla voi olla myös linkkejä esimerkiksi Facebookiin tai Instagramiin. Kun käyttäjä avaa tällaisen linkin, hän siirtyy kyseisen ulkopuolisen palveluntarjoajan palveluun, jossa sovelletaan palveluntarjoajan omia tietosuoja- ja evästekäytäntöjä. 22. Evästeet ja vastaavat tekniikat Verkkosivusto ja Novi-ajanvarausjärjestelmä käyttävät palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä tai vastaavia teknisiä tunnisteita. Niitä tarvitaan esimerkiksi: • verkkopalvelun istunnon ylläpitämiseen • varausvaiheiden säilyttämiseen • lomakkeiden turvalliseen käsittelyyn • tietoturvaan ja väärinkäytösten estämiseen. Välttämättömistä evästeistä ei tarvitse pyytää erillistä suostumusta silloin, kun niiden käyttö on välttämätöntä käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun tarjoamiseksi tai viestin välittämiseksi. Niiden käytöstä tulee kuitenkin antaa käyttäjälle tietoa. Traficom ohjeistaa näin evästeiden käytöstä. Tarkistetusta nykyisestä Missukan järjestelmäkokonaisuudesta ei ole löytynyt Google Analytics-, Meta Pixel- tai vastaavaa markkinointiseurantaa. Jos sivustolle myöhemmin otetaan käyttöön muita kuin välttämättömiä analytiikka-, markkinointi- tai seurantatekniikoita, käyttäjältä pyydetään tarvittava suostumus ennen niiden käyttöönottoa ja tietosuojaseloste sekä evästetiedot päivitetään vastaamaan muuttunutta käsittelyä. 23. Henkilötietojen säilytysajat Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittelyn tarkoitus edellyttää tai lainsäädäntö velvoittaa niitä säilyttämään. Asiakas-, lemmikki-, hoito- ja varaustietoja säilytetään asiakassuhteen ja palvelun toteuttamisen ajan. Kun aktiivinen asiakassuhde on päättynyt, tietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan sen perusteella, tarvitaanko tietoja edelleen esimerkiksi uuden palvelun toteuttamiseen, reklamaation, vahinkoasian, avoimen saatavan tai oikeusvaateen käsittelemiseen. Tavallisten asiakas-, lemmikki- ja varaustietojen tarpeellisuus tarkistetaan viimeistään kolmen vuoden kuluttua viimeisestä palvelutapahtumasta. Jos henkilötietojen säilyttämiselle ei tällöin ole enää perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Kolmen vuoden määräaika ei tarkoita, että kaikki asiakkaaseen liittyvät tiedot voitaisiin poistaa kolmen vuoden kuluttua. Laskut, kuitit ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisen ajan. Tositteiden vähimmäissäilytysaika on pääsääntöisesti kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, ja eräitä kirjanpitoaineistoja on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Avoimeen reklamaatioon, vahinkoon, riitaan tai oikeusvaateeseen liittyviä tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin asian käsittely tai oikeudellisten vaatimusten esittäminen tai puolustaminen sitä perustellusti edellyttää. Suostumukseen perustuvia tietoja käsitellään siihen saakka, kunnes suostumus peruutetaan tai tiedot eivät enää ole tarpeellisia kyseiseen tarkoitukseen. Jonotuslistan tiedot poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua toivotun hoitojakson päättymisestä sekä aina, kun asiakkaan tiedot poistetaan. Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. GDPR:n säilytyksen rajoittamisen periaatteen mukaan henkilötietoja ei saa säilyttää tunnistettavassa muodossa pidempään kuin käsittelyn tarkoitus edellyttää. 24. Asiakkaan tietojen poistaminen ja anonymisointi järjestelmässä Missukan järjestelmässä on toiminto henkilötietojen poistamista varten. Jos asiakkaaseen ei liity säilytettäviä laskuja tai kuitteja, asiakastiedot voidaan poistaa. Jos asiakkaaseen liittyy kirjanpitovelvoitteen vuoksi säilytettäviä laskuja tai kuitteja, järjestelmä anonymisoi asiakkaan henkilötietoja, poistaa lemmikkitietoja ja tyhjentää henkilötietoja sisältäviä muistiinpanoja samalla kun tarpeellinen laskutus- ja varaushistoria voidaan säilyttää ilman tarpeettomia henkilötietoja. 25. Tekniset tiedot ja lokitiedot Verkkosivuston ja järjestelmän käytön yhteydessä palveluympäristö voi käsitellä teknisiä tietoja, kuten: • IP-osoitetta • tapahtuman ajankohtaa • selaimeen ja päätelaitteeseen liittyviä teknisiä tietoja • istuntoon liittyviä teknisiä tunnisteita • virhe- ja tietoturvalokeja. Näitä tietoja käsitellään palvelun teknisen toiminnan varmistamiseen, virheiden selvittämiseen, tietoturvaan ja väärinkäytösten ehkäisemiseen. Teknisiä lokitietoja ei säilytetä pidempään kuin niiden tekninen tai tietoturvaan liittyvä käyttötarkoitus edellyttää. 26. Henkilötietojen suojaaminen Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Järjestelmän hallintatoiminnot ovat kirjautumisen takana ja hallintasivujen käyttö on rajattu käyttöoikeuksilla. Missukan nykyiset hallintareitit edellyttävät kirjautunutta ja vahvistettua käyttäjää. Järjestelmän käyttäjätunnuksia ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Salasanoja ei säilytetä järjestelmässä selväkielisinä. Henkilötietoja käsittelevien henkilöiden pääsy tietoihin rajataan siihen, mikä on työtehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tietojen suojaamisessa käytetään tarkoituksenmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, ja järjestelmää sekä sen ohjelmistoja ylläpidetään tietoturvan kannalta asianmukaisesti. 27. Sähköpostiviestit Missukan ja Sydänpolun järjestelmä lähettää asiakkaalle palvelun toteuttamiseen liittyviä sähköpostiviestejä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi: • varausvahvistukset • varauksen jatkamislinkit • lemmikkikortin täyttölinkit • maksulinkit • maksumuistutukset • maksamatta jääneen varauksen peruuntumisviestit • palveluajanvarauksen vahvistukset • tapahtuma- ja kurssi-ilmoittautumisten vahvistukset • tapahtumamuistutukset • tapahtuman peruuntumisviestit • lahjakortin toimitusviestit ja tilausvahvistukset, • jonotuslistalle liittymisen jatkolinkit ja vapautuneen hoitopaikan tarjoukset. Nykyinen järjestelmä sisältää nämä viestiryhmät sekä Missukan että Sydänpolun asiakkaille. Varausta, maksua, tapahtumaa tai muuta asiakkaan pyytämää palvelua koskevat välttämättömät viestit eivät ole suoramarkkinointia. 28. Sähköinen suoramarkkinointi Sähköistä suoramarkkinointia käsitellään erillään palvelun toteuttamiseksi välttämättömistä viesteistä. Jos markkinointi perustuu asiakkaan suostumukseen, suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen ja se voidaan peruuttaa milloin tahansa. Asiakkaalla on oikeus kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa. Markkinointikiellosta huolimatta asiakkaalle voidaan edelleen lähettää hänen omaa varaustaan, maksuaan, tapahtumaansa tai muuta ostamaansa palvelua koskevia tarpeellisia viestejä. 29. Valokuvat Jos Missukan Lemmikkihoitola käyttää asiakkaaseen yhdistettävissä olevia kuvia markkinoinnissa tavalla, joka edellyttää henkilötietojen käsittelyä tai asiakkaan lupaa, tähän pyydetään erillinen vapaaehtoinen suostumus. Markkinointiin annettu suostumus ei ole hoitopalvelun tai muun palvelun saamisen edellytys. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä Missukan Lemmikkihoitolaan. 30. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä oikeus: • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä • saada pääsy omiin henkilötietoihinsa • pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista • pyytää henkilötietojensa poistamista • pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä • vastustaa suoramarkkinointia • saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle • peruuttaa suostumuksensa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen. Tietojen poistamista koskeva oikeus ei ole ehdoton. Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus tai muu lainmukainen peruste säilyttää esimerkiksi laskuihin ja kirjanpitoon liittyviä tietoja. Missukan järjestelmässä on asiakkaan tietopyynnön käsittelyä varten erillinen tietojen vienti sekä PDF-vienti. 31. Tietosuojapyynnön tekeminen Tietosuojaa koskeva pyyntö voidaan lähettää osoitteeseen: missukanlemmikkihoitola@gmail.com Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä, jotta tietoja ei luovuteta väärälle henkilölle. Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa GDPR:n mukaisesti. 32. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojasääntelyn vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on: Tietosuojavaltuutetun toimisto Missukan Lemmikkihoitola toivoo, että mahdollisesta epäselvyydestä ollaan ensin yhteydessä hoitolaan, jotta asia voidaan selvittää. 33. Tietosuojaselosteen muuttaminen Missukan Lemmikkihoitola päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa, jos palvelut, järjestelmät, käytettävät palveluntarjoajat, henkilötietojen käsittelytavat tai lainsäädäntö muuttuvat. Selosteen yhteydessä ilmoitetaan todellinen viimeisin päivityspäivä ja tarvittaessa versionumero.